by
Hướng dẫn xây dựng tài liệu quy trình quản lý kho một cách đơn giản mà miễn phí, giúp cho doanh nghiệp thương mại, bán lẻ hoặc hệ thống chuỗi siêu thị mini hiệu quả.
I. Quản lý kho tiếng Anh là gì
Trước khi chúng ta tìm hiểu về quản lý kho tiếng anh là gì thì cần phải tìm hiểu về nghiệp vụ khái niệm, định về về quản lý kho trước.
Quản lý kho hàng hay kho vât tư chính là những tác vụ, hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, mục đích nhằm đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Quản lý kho hàng được dịch ra tiếng Anh đó là: inventory control.
Một số thuật ngữ nghiệp vụ quản lý kho bổ nghĩa cho câu hỏi quản lý kho tiếng Anh là gì?
- Kho: Stock/Inventory
- Inventory có ý nghĩa là cả giá trị và số lượng tồn kho. Còn stock chỉ mang ý nghĩa là tồn kho về mặt số lượng.
- Nhà kho: warehouse
- Nhập hàng: Goods receipt
- Xuất hàng: Goods Issue
- Nhập hàng lên hệ thống: Post Goods Rêcipt
- Chi phí bảo dưỡng: Maintenance Cost
- Vận đơn: Waybill
- Chi phí bảo hành: Warranty Costs
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Certificate of origin: Viết tắt C/O
- Việc bốc dỡ (hàng): Stevedoring
- Việc gom hàng: Consolidation or Groupage
- Phí lưu kho: Detention (DET)
- Phí lưu bãi: Demurrage (DEM) / Storage Charge
- Kiểm kê: Stock take
- Điều chỉnh: Adjust(v)/Adjustment(n)
- Nguyên vật liệu: Materials
- Thiết bị: Equipment
- Đơn hàng: Order
- Hợp đồng: Contract
- Vị trí lưu kho: Storage locations
- Kho ngoại quan: Bonded warehouse
- Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng hàng hóaCertificate of Inspection
- Khai báo hải quan Customs declaration
- Lệnh giao hàng Delivery Order D/O
- Expired date Ngày hết hạn
- Thẻ kho: Warehouse card
- Tổng hợp nhập - xuất - tồn: General account of input - output - inventory
- Thủ kho: Stockkeeper
- Báo cáo tồn kho: Inventory Report
 |
| Quy trình quản lý kho hàng |
II. Quy trình quản lý kho và tài liệu theo ISO đơn giản, hiệu quả
1. Vai trò của quy trình quản lý kho theo ISO
Bất kể doanh nghiệp nào cũng cần phải lập lên tài liệu quy trình quản lý kho hàng với một phương pháp đơn giản, thông minh và hiệu quả? Bởi trong quá trình quản lý kho mà không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của doanh nghiệp sẽ lộn xộn và không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng, gây ảnh hậu quả khó lường liên quan tới hàng hóa và tài chính công ty. Trong khi đó, với việc xây dựng tài liệu quy trình quản lý kho chuẩn và vận hành theo một phương pháp cách hiệu quả của quy trình quản lý kho theo ISO, công ty sẽ nhận được nhiều lợi ích thấy rõ:
- Lợi ích đầu tiên của quy trình quản lý kho bãi chính là giúp các hoạt động trong kho vận hành một cách trơn tru, xuyên suốt. Và sau khihi đã có quy trình mẫu chuẩn, được đào tạo, huấn luyện một cách thuần thục thì các bộ phận, phòng ban, nhân sự liên quan tới công việc cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ và thực hiện theo.
- Quy trình quản lý kho hàng hóa, vật tư một cách khoa học, logic sẽ giúp người làm chủ bám sát được tình hình quản lý xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóa đang lưu trữ để có những chiến lược phát triển phù hợp.
- Với góc độ của người chủ doanh nghiệp, nếu có bộ tài liệu quy trình quản lý kho hàng hóa và được áp dụng một cách thống nhất, nhân viên tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp họ có thể yên tâm hơn để tập trung cho các công việc, vấn đề quan trọng khác thúc đẩy, phát triển doanh nghiệp.
- Mọi hình thức hoạt động trong kho (nhập, xuất, chuyển, tạo nhãn,…) đều được chia ra từng khâu với từng người/bộ phận với vai trò , nhiệm vụ cụ thể. Điều này sẽ giúp, vai trò, trách nhiệm nhân viên của bạn.
- Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp tối ưu tối đa thời gian cho các quá trình thực hiện công việc được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
- Quy trình quản lý kho theo ISO tạo cho đội ngũ nhân sự quản lý kho một phong cách làm việc chuyên nghiệp, nhanh gọn, tăng sự hài lòng của khách hàng mà doanh nghiêp bạn đang phục vụ, tăng thêm các đơn hàng.
2. Quy trình quản lý kho theo iso
Như đã chia sẻ ở trên vai trò của quy trình quản lý kho theo ISO là rất quan trọng, tuy nhiên nhiệm vụ của doanh nghiệp, và cụ thể ở đây chính là bộ phận, quản lý kho hàng phải đóng vai trò quan trọng nhất.
Chính vậy mà việc xây dựng quy trình quản lý kho và vẽ lưu đồ giúp cho công việc thực hiện quy trình quản lý kho được dễ dàng và thuận lợi hơn.
2.1 Quy trình quản lý kho: Mã hàng hóa
Quản lý mã hàng một yêu cầu bắt buộc nếu bạn muốn chuyên nghiệp hóa quá trình quản lý kho hàng của mình. Mọi mặt hàng đều phải có mã và phải đặt theo một qui ước nhất định.
Còn qui ước thế nào thì tùy vào mỗi doanh nghiệp hay bởi chính mặt hàng mà doanh nghiệp đang quản lý để đảm bảo sao cho mã hàng:
- Ngắn gọn
- Dễ nhớ
2.2. Giải thích Chi tiết lưu đồ
Dưới đây là phần giải thích chi tiết về các bước thuộc qui trình quản lý kho – nhập kho – xuất kho tại doanh nghiệp sản xuất.
Mời các bạn tham khảo xem có áp dụng được vào doanh nghiệp mình không.
Và nếu thấy hay thì đừng tiếc một like hoặc share để ủng hộ ad nhóe :).
2.2.1. Qui trình quản lý mã hàng.
Chức năng quản lý 1 mã hàng có nhiều Size Số-Màu sắc giúp nhân viên nhập kho, in barcode, chuyển kho, xuất bán theo từng size số và màu sắc sẽ dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc khai báo từng mã hàng thủ công.
Ngoài ra phần mềm còn có hệ thống báo cáo đầy đủ và thông minh cho phép người quản lý kho biết được mọi thông tin về sản phẩm mà họ muốn quản lý, chi tiết đến từng size và màu.
Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.
Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.
Bước 3: Thực hiện cập nhật:
Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống.
Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng kế hoạch.
Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho quy trình quản lý kho, và bước lưu kho hàng hóa về sau.
 |
| Quy trình quản lý mã hàng hóa |
2.2.2. Quy trình quản lý kho: Xuất kho bán hàng
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
Bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng.
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất.
Trường hợp hàng hóa đầy đủ sẽ tiến hành xuất kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất xuất kho (hóa đơn bán hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. Phiếu xuất kho này tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà có thể in thành nhiều liên. Trong đó một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng)
Bước 5: Cập nhật thông tin
Trong khi thủ kho ghi lại thẻ kho thì kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại. Hai bên phối hợp để số liệu được chính xác và thống nhất.
 |
| Qui trình xuất kho sản xuất |
2.2.3. Quy trình quản lý kho: Lắp ráp sản phẩm
Quy trình quản lý kho hàng này áp dụng đối với các doanh nghiệp có mô hình khép kín
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp trình giấy đề nghị xuất kho lắp ráp tới Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách.
Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét đề nghị và phê duyệt
Bước 3: Phòng kế toán nhận thông báo xuất lắp ráp sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho.
Bước 4: Thủ kho tiến hành xuất kho các nguyên vật liệu theo như yêu cầu.
Bước 5: Bộ phận kỹ thuật nhận các mặt hàng từ thủ kho và thực hiện công đoạn lắp ráp, dán mã.
Bước 6: Kế toán và thủ kho cập nhật lại thông tin.
Bước 7: Khi thành phẩm được bộ phận kỹ thuật lắp ráp hoàn chỉnh sẽ chuyển về quy trình nhập kho thành phần đã nêu ở trên.
Lưu ý: Các loại giấy tờ khi xuất kho hoặc chuyển giao giữa các bộ phận đều phải có chữ ký xác nhận của các bên.
 |
| Quy trình lắp ráp sản phẩm |
2.2.4. Quy trình quản lý kho: Qui trình mua hàng
 |
| Quy trình mua hàng |
2.2.5. Qui trình nhập hàng hóa vào hệ thống quản lý kho
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu
Bộ phận đề xuất (có thể là phòng kinh doanh, thủ kho,…) khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp sẽ thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan như Bảo vệ, kế toán, kho, Phòng kế hoạch vật tư, Phòng quản lý chất lượng,…để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.
Nếu doanh nghiệp của bạn có thêm bộ phận quản lý chất lượng thì cán bộ chịu trách nhiệm sẽ kiểm tra lại nguyên vật liệu một lần nữa nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào. Sau đó theo đúng quy trình, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp.
Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch mua và in phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.
Ở một số công ty thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho đảm nhận luôn, tùy quy định của từng đơn vị.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.
Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).
Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm
Các bước cũng khá giống với quy trình nhập kho nguyên vật liệu, tóm tắt ngắn gọn như sau:
Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho
Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm.
Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận
Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho
2.2,6. Qui trình điều chuyển hàng hóa giữa các kho của doanh nghiệp
Quy trình xuất kho hàng hóa chuyển kho áp dụng đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc mong muốn chuyển sang kho khác ngoài hệ thống nhằm mục đích thuận tiện hơn cho việc vận chuyển hoặc kinh doanh, tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình lưu trữ và bán hàng.
Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi đề xuất tới Ban giám đốc, trong đó nêu rõ địa điểm chuyển đi/đến, mức độ cần thiết cùng với mục đích của việc chuyển kho.
Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính cần thiết của đề xuất mà chấp thuận hay từ chối. Nếu từ chối thì thông báo lại và kết thúc quy trình. Nếu đồng ý sẽ chuyển yêu cầu cho kế toán.
Bước 3: Kế toán thực hiện in phiếu xuất kho. Trước đó kế toán hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sẽ liên hệ và thống nhất với kho mới về các chính sách cũng như số lượng và thời gian chuyển kho.
Bước 4: Thực hiện chuyển kho. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.
Bước 5: Kế toán cập nhật lại thông tin trong hệ thống
Lưu ý, các quy trình quản lý kho hàng nêu trên là mẫu tiêu chuẩn để bạn tham khảo. Bởi cấu trúc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau nên quá trình vận hành, tổ chức cũng như phân quyền sẽ có nhiều khác biệt.
Với doanh nghiệp nhỏ, thủ kho nếu giàu kinh nghiệm, nắm rõ quy trình xuất nhập kho hàng hóa có thể sẽ được tín nhiệm kiêm luôn nhiệm vụ của kế toán. Trong khi đó tại các công ty lớn, có thể có nhiều thủ kho và nhiều kế toán cùng lúc để quản lý các công đoạn nhất định.
 |
| Quy trình luân chuyển hàng hóa |
 |
| Quy trình luân chuyển hàng hóa |
III. Cách quản lý kho bằng file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
Xu hướng công nghệ phát triển một cách mạnh mẽ, các doanh nghiệp lớn hầu hết sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp. Tuy nhiên với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, cửa hàng, Shop, hoặc doanh nghiệp thương mại phân phối hàng hóa thì vẫn có thể sử dụng các cách quản lý kho hiệu quả bằng file excel quản lý kho đơn giản, miễn phí.
1. File Excel quản lý kho miễn phí
Được viết bằng Excel + VBA, tương thích: Excel 2010 trở lên
2. Chức năng của File Excel quản lý kho miễn phí mà hiệu quả
- Tạo phiếu nhập, xuất tự động (Giới hạn 100.000 phiếu nhập; 100.000 phiếu xuất)
- Tạo mã hàng hóa tự động (giới hạn 10.000 mã )
- Tạo mã khách hàng, nhà cung cấp tự động (mỗi thứ giới hạn 10.000 mã )
- Giao diện tìm kiếm thông minh và chính xác.
- Xem và In ấn hàng loạt phiếu nhập , phiếu xuất
- Xem và In ấn Bảng kê nhập xuất hàng hóa linh hoạt theo loại phiếu, đối tượng nhập xuất
- Xem và In ấn Sổ chi tiết vật tư, sổ kho đồng thờ nhiều mặt hàng
- Xem và In ấn Bảng tổng hợp nhập xuất tồn 1 mặt hàng, nhiều mặt hàng, xem theo kho, theo chủng loại …
- Nhập liệu đơn giản, thuận tiện, tính giá xuất kho tự động và chính xác
- Các chức năng bổ sung : Kiểm tra xuất kho âm, Tính lại giá xuất kho, Cập nhật lại số chứng từ. (Dùng các chức năng này bạn nên backup lại dữ liệu trước)
3. DOWNLOAD file excel quản lý kho miễn phí
Link download File excel quản lý kho miễn phí TẠI ĐÂY
Trên đây đơn vị ISAAC chia sẻ kiến thức về quy trình quản lý kho và mẫu File excel quản lý kho hiệu quả theo mẫu miễn phí hiệu quả.
Nguồn: https://sec-warehouse.vn
Phiên bản 64bit thì không dùng file đc anh ơi
Trả lờiXóa