24 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả của người thành công

Kỹ năng sử dụng cách quản lý thời gian là điều rất quan trọng đối với những người thành công để có thể tối ưu hiệu quả công việc cũng như tiết kiệm tối đa thời gian hoàn thành dự án.

Cách quản lý thời gian hiệu quả

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA NGƯỜI THÀNH CÔNG

1. Cách quản lý thời gian: San bớt ông việc

Người đi làm thường tất cả chúng ta đều phải thực hiện nhiều công việc hơn so với mong muốn. Điều này thường dẫn đến tình trạng mệt mỏi và kiệt sức. Vì vậy để quản lý thời gian tốt cũng như giảm tải công việc thì hãy nhờ bạn bè, đồng nghiệp hay cấp dưới của bạn thực hiện một số những công việc đó.

Đây không phải là chúng ta đang chạy trốn trách nhiệm của bạn mà là một chức năng quan trọng của quản lý thời gian hiệu quả. Tuy nhiên khi bàn giao lại một công việc nào đó cho người khác thì cần phải coixét kĩ những công việc đó có phù hợp với khả năng của họ không nhé.

2. Cách quản lý thời gian: Sắp xếp thứ tự công việc quan trọng

Trước khi bắt đầu một ngày làm việc mới, hãy chủ động lập một list danh sách những việc cần tập trung ngay lập tức tới các việc làm nó không thực sự quan trọng. vì các nhiệm vụ không quá quan trọng, thực sự cần thiết có thể nó sẽ tiêu tốn nhiều thời gian của bạn. Một số nhiệm vụ cần được hoàn thành ngay vào ngày hôm đó trong khi những nhiệm vụ không quan trọng khác có thể được chuyển sang ngày hôm sau. Nói tóm lại, hãy ưu tiên công việc của bạn để tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn.

3. Cách quản lý thời gian: Tuyệt đối trì hoãn

Trong quá trình làm việc mà có ý định trì hoãn lại là cách quản lsy thời gian không hiệu quả. Sự trì hoãn là một trong những điều tác động rất xấu đến hiệu quả lao động. Nó có thể dẫn đến sự lãng phí thời gian và năng lượng cần thiết yếu. Bạn cần tránh nó bằng mọi giá. Đó có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn.

4. Cách quản lý thời gian: Lịch trình nhiệm vụ

Hãy luôn mang theo một cuốn sổ ghi chép và liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn nghĩ đến. Lập một “To Do List” không quá phức tạp trước khi bắt đầu một ngày, ưu tiên các nhiệm vụ, và đảm bảo sẽ thực hiện chúng.

Để quản lý tốt hơn các kỹ năng quản lý thời gian của bạn, bạn có thể nghĩ đến việc phân chia ra thành 3 danh sách: công việc, việc gia đình và cá nhân.

kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

5. Cách quản lý thời gian: Quản lý áp lực công việc

Mệt mỏi thường xảy ra khi chúng ta chấp nhận nhiều công việc hơn so với khả năng của chúng ta. Kết quả là cơ thể chúng ta bắt đầu cảm thấy mệt mỏi và để lâu dần sẽ thành một thói quen không tốt, điều này có thể tác động đến hiệu quả vì vậy đừng có quá “tham công tiếc việc” nhé. Bạn có thể tự đặt cho mình áp lực vừa đủ để thúc đẩy bản thân nhưng hãy chắc chắn điều này không khiên bạn stress và hãy dành ra cho mình một chút thời gian để nghỉ ngơi và hồi phục.

6. Cách quản lý thời gian: Tự đặt ra những Deadline

Khi bạn nhận được một nhiệm vụ nào đó hay có ý định làm bất kì công việc gì, hãy đặt ra một deadline và tuân thủ nó bằng mọi giá. Hãy thử đặt một deadline vài ngày trước khi nhiệm vụ bắt đầu để bạn có thể hoàn thành tất cả những nhiệm vụ theo đúng kế hoạch. Hãy thách thức bản thân và hoàn thành đúng deadline. Sau đó, bạn hãy tự thưởng cho bản thân khi vượt qua những nhiệm vụ khó khăn.

7. Cách quản lý thời gian: Hạn chế Multitasking

Hầu hết chúng ta đều cho rằng Multitasking cách hiệu quả để thực hiện công việc nhưng sự thật là chúng ta làm tốt hơn khi chúng ta tập trung vào một việc. Multitasking làm giảm hiệu quả làm việc và nên hạn chế để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Bạn hoàn toàn có thể nhóm các công việc không quá phức tạp và tương đồng lại với nhau, hoàn thành chúng cùng một lúc để tiết kiệm thời gian nhưng với những công việc độc lập và quan trọng, hãy chắc chắn bạn có thể tập trung và hoàn thành nó trước khi chuyển sang làm bất kì công việc nào khác.

8. Cách quản lý thời gian: Bắt đầu sớm

Hầu hết những người thành công đều có một điểm chung. Họ bắt đầu ngày mới sớm hơn những người khác vì điều này cho họ thời gian để ngồi, suy nghĩ, và lên kế hoạch cho ngày của họ.

Khi bạn thức dậy sớm, bạn bình tĩnh hơn, sáng tạo hơn và tỉnh táo hơn. Khi thời gian trôi đi, năng lượng của bạn bắt đầu đi xuống, tác động đến hiệu quả của bạn và bạn cũng không thể thực hiện tốt công việc được.

9. Cách quản lý thời gian: Nghỉ ngơi

Bất cứ khi nào bạn có thời gian rảnh rỗi trong 10 - 15 phút, hãy nghỉ ngơi. Quá nhiều căng thẳng có thể làm tác động đến cơ thể bạn và tác động đến hiệu quả của bạn. Đi bộ, nghe nhạc hoặc tập một bài thể dục ngắn. Ý tưởng tối ưu nhất là rời khỏi công việc và dành thời gian với bạn bè và gia đình của bạn.

kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

10. Cách quản lý thời gian: Biết cách nói “Không”

Từ chối các công việc khác nếu bạn nghĩ rằng bạn đã có đủ việc để làm. Hãy coiTo Do List của bạn trước khi đồng ý nhận thêm bất kì công việc nào.

11. Cách quản lý thời gian: Hãy giành thời gian vào việc quan trọng

Một cuộc nghiên cứu cho thấy, mỗi người Mỹ trung bình bỏ ra 30 giờ để coi tivi. Còn những nhà triệu phú thì bỏ ra khoảng 2 giờ một tuần. Sự khác biệt chính là những người thành công đã và đang sử dụng thời gian của mình vào những công việc có ích, chứ không phải cho việc giải trí đơn thuần.

Steven Convey trong cuốn sách First Thing First đã đưa ra một vài nguyên nhân hướng dẫn, chia sẻ tại sao người ta hay phí phạm thời gian. Ông chia cách quản lý thời gian ra làm 4 mục nhỏ, gồm:

• Những việc cấp thiết nhưng không quan trọng

• Những việc quan trọng nhưng không cấp thiết

• Những việc không cấp thiết nhưng quan trọng và

• Những việc không cấp thiết cũng không quan trọng.

Ông hướng dẫn, chia sẻ trong cuốn sách của mình là nhiều người sử dụng quá nhiều thời gian của mình cho những việc cấp thiết nhưng không quan trọng đến mức họ cảm thấy chán nản và bỏ cuộc. Điều này khiến họ bắt đầu dùng thời gian vào những việc vô bổ như hút thuốc, uống rượu, coitivi và nhiều việc tốn thời gian khác.

Convey cho rằng nếu một người biết thực hiện theo một kế hoạch bao gồm những công việc như: đi học, phát huy một khả năng nào đó, theo đuổi một sở thích, tập thể dục, đọc những cuốn sách hay… thì sau này sẽ có một cuộc sống tốt đẹp hơn.

Vậy điều này có ý nghĩa gì đối với một người bình thường muốn điều khiển cuộc sống của anh ta? Nó có nghĩa là: hãy dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng.

kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

12. Cách quản lý thời gian: Lên kế hoạch trong tuần

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn, sẽ giúp bạn tập trung và giành nhiều thời gian vào những việc thật sự quan trọng. Đánh giá công việc một cách logic, có trình tự, sự dụng hệ thống thứ tự ABCD được diễn giải trong các khoa học về quản lí thời gian. Một kế họach cụ thể giúp bạn thực hiện công việc dễ dàng.

13. Cách quản lý thời gian: Nhận ra thói quen xấu

Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và hạn chế thành công của bạn, sau khi lập ra danh sách thì bạn hay loại bỏ từng thói quen một ra khỏi cuộc sống của bạn một cách logic. Bạn hãy nhớ rằng cách tối ưu nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế bằng những thói quen tốt.

Ví Dụ:Trước khi bật máy tính hãy viết ra những việc cần làm,nếu không bạn se rất lãng phí với facebook hoặc với các trang web vô bổ, mà chẳng làm được gì có ích sau vài giờ lang thang trên internet, vì vậy hãy cố gắng kiểm xoát thời gian khi online bạn nhé.

14. Cách quản lý thời gian: Học cách nói “không”

Là một kỹ năng được nhiều chính trị gia nổi tiếng như Tổng Thống Obama, Bill Gates,… sử dụng thành công. Nhẹ nhàng nói “không” với những thứ không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bạn chỉ có chính xác 24h trong một ngày để làm những điều mà bạn cần làm, nếu bạn không học cách từ chối với những điều không quan trọng bạ sẽ ngập đầu với những dự án và công việc mà không mang lại hiểu quả.Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án, mục tiêu quan trọng của bản thân bạn. Tâp trung thời gian vào những việc quan trong công việc sẽ giúp bạn thành công.

15. Cách quản lý thời gian: Không ngừng nâng cao bản thân

Bạn nên dành nhiều thời gian trong kế hoạch làm việc để học những điều mới và phát triển khả năng tiềm ẩn của bạn. Ví dụ bạn có thể đăng kí một lớp học ngắn hạn, đọc một quyển sách hay hoặc là tham gia một chương trình đào tạo,…Không ngừng nâng cao kiến thức của bạn sẽ tăng khả năng tìm được thành công trong sự nghiệp và là một hướng đi đáng tin cậy để trở thành người độc lập về tài chính.

16. Cách quản lý thời gian: Tạo cho mình tính kỉ luật và thói quen

Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một công việc vào 5 giờ chiều thì hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12 giờ trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, Chúng ta nên tập trung cho mình thói quen làm việc chăm chỉ và có kế hoạch trước đó chính là dấu hiệu của một người thành đạt.

kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Nắm giữ thời gian trong tầm tay giúp bạn thành công trong cuộc sống. Để thành công bạn nên giành nhiều thời gian để lập ra một kế hoạch tốt và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình, điều chỉnh một cách phù hợp. Như vậy là bạn đã thành công trong việc quản lí thời gian. Chúc bạn thành công trong cuộc sống và công việc.

17. Cách quản lý thời gian: Thức dậy đúng giờ

Trang RealSimple.com tiết lộ, thức dậy mỗi sáng là việc đầu tiên trong ngày có thể làm lãng phí quỹ thời gian của mỗi người. Bất kể bạn cố tình ngủ nướng thêm một lúc hay chẳng may lỡ tay tắt nhầm chuông báo thức để rồi thức dậy trễ mất 30 phút, rời khỏi giường ngủ đúng lúc vào mỗi sáng luôn là một việc khó làm.

Diane Gottsman, một chuyên gia tổ chức đưa ra phương án vô cùng không quá phức tạp là đặt chuông báo thức ra xa khỏi tầm tay bạn. Bằng cách này, nếu muốn tắt chuông báo thức thì bạn sẽ buộc phải thực sự rời khỏi giường và sẽ không trở lại.

18. Cách quản lý thời gian: Chuẩn bị bữa sáng khi nấu bữa tối

Ai cũng vội vàng vào mỗi sáng bởi đây là thời điểm bận rộn nhất trong ngày. Những người đúng giờ thường luôn có kế hoạch cho buổi sáng của bản thân ngay từ tối hôm trước. Giày và chìa khoá của họ sẽ được đặt ngay ngắn gần cửa ra vào. Bữa trưa cho ngày hôm sau được gói cẩn thận và cà phê thì chỉ cần bấm nút là sẽ sẵn sàng.

Một vài người thậm chí còn chuẩn bị trước quần áo cho ngày hôm sau. Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đồng thời giúp chúng ta ra khỏi nhà đúng giờ.

19. Cách quản lý thời gian: Hoàn thành công việc đúng lúc

Nhược điểm phổ biến của những người làm việc kém hiệu quả nói chung và kỹ năng quản lý thời gian yếu có đặc điểm chung, họ thường đặt mình vào trạng thái “việc này chưa xong việc khá đã tới”. Ngược lại, những người sử dụng và biết cách quản lý thời gian hợp lý luôn lên kế hoạch trước cho những việc sẽ làm và nắm rõ họ sẽ giành bao nhiêu thời gian cho từng việc.

Nếu trả lời được câu hỏi “Mất bao lâu để làm việc này?” ngay từ đầu, bạn sẽ thấy việc quản lý thời gian thật không quá phức tạp. 

20. Cách quản lý thời gian: Tạo cho bản thân những thói quen

Nếu bạn luôn phải quay trở vào nhà vì lỡ quên sạc điện thoại, hãy sắm cho mình thêm một chiếc tại cơ quan. Hoặc nếu bạn luôn phải khổ sở đi tìm coichiếc kính râm của mình ở đâu, hãy tạo cho mình thói quen đặt nó gần cửa ra vào. Người đúng giờ biết mình cần làm gì để đảm bảo luôn chuẩn về thời gian. 

21. Cách quản lý thời gian: Tận dụng được thời gian trống

Phần nào tâm lý của những người hay đến trễ có thế được hướng dẫn, chia sẻ bởi việc họ có nỗi sợ về việc phải đợi chờ hoặc không có việc gì để làm. Những người này luôn có tâm lý “hiếu động” và những việc kiểu như ngồi chờ khám bệnh khiến họ cảm thấy không yên.

Julie Morgenstern, là tác giả cuốn sách "Time Management from the Inside Out" (Tất cả những điều cần biết về quản lý thời gian) khuyến khích sử dụng những quãng thời gian như vậy để làm những công việc không quá phức tạp như gửi thư điện tử hay đọc sách. Bằng cách luôn có việc để làm, chúng ta sẽ luôn cảm thấy mình đạt được một điều gì đó.

22.Cách quản lý thời gian:  Không ôm đồm

Sẽ rất hiếm khi bạn nghe được từ những người biết quản lý thời gian những câu đại loại như “thêm một chút nữa” hay cái gì đó tương tự. Ôm đồm sẽ dẫn khiến ta đi chệch khỏi quỹ đạo làm việc. 

23. Cách quản lý thời gian: Thành thục kỹ năng tính toán

Người kiểm soát tốt thời gian CHẮC CHẮN luôn là người có khả năng lên kế hoạch tốt. Họ sắp xếp mọi việc trong ngày chính xác đến từng phút - thậm chí cả thời gian cho việc sử dụng thang máy, đi lại…, nghĩa là họ hiếm khi bị chậm nhịp.

Nếu bạn chưa thể đạt tới độ chính xác kể trên, hãy thử sắp xếp những việc sẽ làm một cách chặt chẽ trong 3 ngày liên tiếp. Theo dõi coibạn mất bao lâu để chuẩn bị cho ngày làm việc mỗi sáng, rồi bao lâu để đi từ nhà tới công sở, tính cả thời gian bạn dừng lại để mua cafe hay đồ ăn sáng. Dần dần, bạn sẽ kiểm soát thời gian của mình một cách hoàn hảo. 

24. Biết rõ thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bản thân

“Những người giỏi việc sắp xếp thời gian biết cách phân bố sức lực cho từng thời điểm trong ngày”, Morgenstern nhấn mạnh. Những người này nắm rõ thời điểm tối ưu nhất trong ngày cho từng việc một.

Nếu bạn cảm thấy đầu óc mình minh mẫn nhất vào buổi sáng, hãy giành nó cho những công việc khó nhằn nhất. Bằng cách bố trí lịch làm việc để đạt hiệu suất tối đa, bạn sẽ không bị xuống sức hay tốn thời gian cho những việc không thực sự phù hợp.

Trên đây ISaac chia sẻ 24 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả của người thành công. 

Nguồn: https://www.ihcm.vn

& https://news.zing.vn/

SHARE THIS