Quy trình tổ chức sự kiện khai trương Siêu Thị, cửa hàng bán lẻ

Sự kiện khai trương siêu thị, cửa hàng giúp cho mô hình kinh doanh quảng bá hình ảnh của mình tới khách hàng, khách mời, cũng như các đối tác cũng như đến với được nhiều người. 

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương siêu thị cho nhiều đối tác thông qua dịch vụ setup siêu thị trọn gói, Isaac tổng kết lại quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết, hướng dẫn các bước để dễ dàng áp dụng hiệu quả.  

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương siêu thị, cửa hàng

1. Chuẩn bị 

Khâu chuẩn bị là khâu rất quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Bởi rất có thể những sơ suất nhỏ sẽ phá hỏng toàn bộ kết quả của buổi khai trương siêu thị, và nguy hiểm hơn nữa chính là việc để lại ấn tượng không tốt trong mắt khách mời, khách hàng cũng như đối tác. 

Chủ thể này chịu sự ràng buộc nhiều vấn đề như: Luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng theo từng vùng miền, thói quen, và những vấn đề khác như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ - dịch vụ, cách trang trí, thiết kế, âm thanh ánh sáng, kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt. 

Trước khi nghĩ đến kết quả tốt đẹp, thành công của sự kiện khai trương siêu thị, cửa hàng bán lẻ thì việc đầu tiên cần phải thực hiện đó chính là đảm bảo được buổi tổ chức sự kiện đó chắc chắn được diễn ra. 

Ngoài ra cần phải lên kế hoạch cho những vấn đề phát sinh liên quan tới thời tiết, nguồn nhân lực chuẩn bị, hàng hóa, và kế hoạch marketing một cách chi tiết. 

2. Lên kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện khai trương siêu thị

Việc lên kế hoạch đương nhiên là cần phải có rồi, và cần phải thực hiện một cách chi tiết, tỉ mỉ. 

* Viết nội dung chương trình 

Đây chính là sự khác biệt giữa việc tổ chức khai trương của các siêu thị, cửa hàng với nhau cũng như giữa các đơn vị tổ chức sự kiện. 

Cần phải có một ý tưởng hay, độc đão, lôi cuốn và tạo được sự khác biệt, tất nhiên để có được buổi khai trương siêu thị thành công cần phải phụ thuộc vào các khâu thực hiện nó nữa.

* Hoạch định các công việc chi tiết

Sau khi có kịch bản tổ chức, thì sẽ xây dựng bảng quy trình thực hiện buổi khai trương, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng cá nhân, tập thể, đơn vị thực hiện công việc đó và phải có timeline hoàn thành. 

* Tìm kiếm và ký kết đơn vị cung cấp dịch vụ, thi công

Tìm kiếm và sử dụng các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, hoặc là các đơn vị thi công, thực hiện từng hạng mục riêng biệt.

Tổ chức sự kiện khai trương siêu thị 

3. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương siêu thị thành công

* Số lượng dự buổi khai trương dự kiến

Để xác định được số lượng người dự buổi khai trương không quá khó, chủ yếu phần nhiều vào số lượng khách mời được gửi giấy mời tham dự, và một số khách hàng tham dự. 

Nên siêu thị cần chủ động số lượng ghế ngồi phù hợp với số lượng người đến dự buổi khai trương sát với thực tế để tránh tình huống lộn xộn, ấn tượng không tốt trong mắt khách quan. 

* Chuẩn bị người phục vụ

Cần chủ động số lượng người phục vụ cho sự kiện một cách chủ động, thậm trí dư càng tốt, hạn chế các tình huống phát sinh không có người làm. 

* Chuẩn bị hàng hóa cho buổi khai trương

Buổi khai trương giúp quảng bá hình ảnh siêu thị, cửa hàng tới khách hàng, đặc biệt là đối với những khách hàng tiềm năng sinh sống, làm việc xung quanh địa điểm bán hàng. 

Nhưng ngoài ra, ngày khai trương cũng chính là ngày có thể khai thác bán hàng một cách tốt nhất, với những chính sách chương trình khuyến mại, bốc thăm trúng thưởng, tặng quà... Nên hàng hóa trong siêu thị cần phải đảm bảo mục tiêu bán hàng.

4. Thực hiện sự kiện khai trương siêu thị và kiểm soát

Bước này chính là thực hiện các công việc cần phải làm để có buổi khai trương thành công mỹ mãn. 

Với quy trình tổ chức sự kiện chặt chẽ và có sự giám sát của các trưởng bộ phận, phụ trách để xử lý các tình huống phát sinh, bổ sung khi cần thiết. 

5. Kết thúc sự kiện

Dọn dẹp nơi tổ chức sự kiện, thanh toán hợp đồng với các đơn vị dịch vụ tổ chức sự kiện.

6. Tổng kết

Sau khi buổi khai trương hoàn tất là bước họp lại với nhau để có buổi tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm cho toàn bộ cán bộ công nhân viên có tham gia vào việc tổ chức sự kiện. 

Nghe có vẻ đơn giản vậy, nhưng để có được buổi tổ chức khai trương siêu thị, cửa hàng thành công là cả quá trình từ khâu lên ý tưởng tới kế thúc sự kiện rất phức tạp, và nhiều công việc phải làm. Tốt nhất đối với các mô hình siêu thị quy mô lớn, trung tâm thương mại, nên thuê đơn vị chuyên tổ chức sự kiện để có thể đảm bảo được buổi khai trương thành công tuyệt đối. 

SHARE THIS